BÀI GIOI THIÊU VÊ ACCESS

Giới thiệu về access

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System): là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.

Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành vào năm 1992 đến Microsoft Access 2000 đã quan năm phiên bản. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến cho các máy tính PC.

MS Access 2000 cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng lập các chương trình ứng dụng thông qua các query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.

Để sử dụng MS Access 2000 bạn cần có 1máy tính PC có cấu hình hệ thống như sau:
- Bộ xử lý Pentium trở lên.

- Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB

- Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn.

- Đĩa cứng tối thiểu 200 MB.

Người sử dụng phải biết những thao tác cơ bản trên windows 95, các kiến thức cơ bản về quản lý, tổ chức và khai thác số liệu.

3. Các kiểu dữ liệu (Data Type)
Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước
Text Văn bản Tối đa 255 ký tự
Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự
Number Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực). Đối với kiểu số thực việc sử dụng dấu thập phân và dấu phân cách tuỳ thuộc vào môi trường Window. 1, 2, 4, hoặc 8 byte
Date/Time Kiểu ngày tháng năm. Access sẽ hiểu kiểu dữ liệu nhập vào đúng với định dạng trong môi trường Window. Nếu nhập không đúng thì Access tự động báo lỗi không tương thích kiểu. 8 byte
Currency Kiểu tiền tệ. Ký hiệu mặc nhiên là $. 8 byte
AutoNumber Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẩu nhiên khi một mẩu tin mới được tạo 4 byte
Yes/no Kiểu luận lý (Boolean). Dữ liệu kiểu này chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: đúng(yes) và sai( no) 1bit
OLE Object Đối tượng của các phần mềm khác Tối đa 1 GB
HyperLink Tham chiếu đến trang Web
Lookup Wizard Thường nhận giá trị từ một bảng khác hoặc 1 danh sách giá trị định trước.
Ghi chú:
Để thay đổi những giá trị mặc định của môi trường Window, chọn Start -> Setting -> Control Panel -> Regional Settings.
Chọn tab Number để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…
Chọn tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày tháng như dd/mm/yy,…
Chọn Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ

c. Format:

Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Bạn có thể chọn các định dạng do Access cung cấp sẵn hoặc tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng.

Ä Định dạng dữ liệu kiểu text và memo:

Chuỗi ký tự định dạng gồm 2 phần: First; Second

First: chuỗi định dạng cho cột có chứa văn bản.

Second: chuỗi định dạng tương cho cột rỗng.

Các ký tự định dạng trong chuỗi
Ký tự định dạng Tác dụng
@ Chuỗi ký tự
> Đỗi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
< Đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \
[Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan] Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)


Ví dụ:
Định dạng Dữ liệu Hiển thị
@@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678
> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG
< Lý Tự Trọng lý tự trọng

Ä Định dạng dữ liệu kiểu number

Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn
Ký tự Tác dụng
General Number Hiển thị đúng như số nhập vào
Currency Có dấu phân cách , dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ
Fixed Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Windows Control Panel, phần số lẻ thập phần phụ thuộc vào Decimal
Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.
Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)
Scientific Hiển thị số dạng khoa học

Ví dụ:
Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị
General Number 1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1,234.50
Fixed 1234.5 1234.5
Standard 1234.5 1,234.5
Percent 0.123 12.30%
Scientific 1234.5 1.23E+03

+ Chuỗi ký tự định dạng dữ liệu kiểu số gồm 4 phần: First; Second; Third; Fourth

First: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là số dương

Second: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là số âm.

Third: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường bằng zero.

Fourth: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là trống (null).

Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:
Ký tự Tác dụng
.(period) Dấu chấm thập phân
,(comma) Dấu phân cách ngàn
0 Số (0-9)
# Số hoặc khoảng trắng (blank)
$ Dấu $
% Phần trăm
E+ E- e+ e- Số dạng khoa học
Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng
“Chuỗi văn bản” Chuỗi văn bản
\<Ký tự> Ký tự nằm sau dấu \
[Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan] Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:
Định dạng Hiển thị
0; (0); “Null” Số dương hiển thị bình thường

Số âm được bao giữa 2 dấu hoặc

Số zero bỏ trống

Null hiện chữ Null
+0.0; -0.0; 0.0 Hiển thị dấu + phía trước số dương.

Hiển thị dấu – phía trước 0.

Hiển thị 0.0 nếu là Zero hoặc Null

Ä Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:

Ý nghĩa

Yes/No Đúng/Sai
True/Fasle Đúng/Sai
On/Off Đúng/Sai

Chuỗi ký tự định dạng gồm 3 phần: First; Second; Third

First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No. Tuy nhiên ta luôn để dấu chấm phẩy ( cho mục chọn này.

Second: trường hợp nội dung trương mang giá trị đúng.

Third: trường hợp nội dung trường mang giá trị sai.
Chuỗi định dạng

Hiển thị
Trường hợp True Trường hợp Fasle
; “Nam”; “Nữ” Nam Nữ
; “Biên chế”; “ ” Biên chế

d. Input Mask (mặt nạ nhập liệu):

Quy định khuôn định dạng dữ liệu. Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó.

Chú ý: khi bạn quy định Input Mask cho bảng, các qui định này sẽ được áp dụng cho cả biểu mẫu ( Form ), truy vấn (Query), báo cáo (Report). Nếu chỉ muốn áp dụng cho riêng biểu mẫu hoặc báo cáo thì qui định Input Mask cho riêng biểu mẫu hay báo cáo đó.

Trường hợp cùng lúc qui định thuộc tính Format và Input Mask cho một trường nào đó, Access sẽ hiển thị theo dạng qui định trong Format khi hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên nếu điều chỉnh dữ liệu thông qua biểu mẫu, Access lại dùng dạng thức qui định trong Input Mask.
Ký tự Ý nghĩa
0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu
9 Không bắt buộc nhập, ký tự số hoặc khoảng trắng, không cho phép nhập dấu
# Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + -
L Bắt buộc nhập, ký tự chữ.
? Không bắt buộc nhập, ký tự A-Z
A Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
a Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ
C Không bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ
. , Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn. Tùy thuộc vào định dạng của Windows
/ : Dấu phân cách ngày, giờ. Tùy thuộc vào định dạng của Windows
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ nhỏ (thường)
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ lớn (hoa)
! Dữ liệu ghi từ phải sang trái (canh phải)
\<ký tự> Ký tự theo sau dấu \ sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu
Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)

Các ký tự định dạng trong Input Mask

Ví dụ:
Input Mask Dữ liệu
> L0L0L0 T2A3B4
>L<?? Mai

Chuỗi Input Mask gồm 3 phần: First; Second; Third.

Trong đó phần First là bắt buộc:

First: chuỗi Input Mask.

Second: có thể là 0 hoặc 1 hoặc khoảng trắng.

0: Access lưu trữ các ký tự hằng cùng dữ liệu bạn gõ vào.

1 hoặc khoảng trắng: Access chỉ lưu trữ dữ liệu bạn gõ vào.

Third: quy định ký tự mà Access sẽ hiển thị thay cho ký tự trắng trong Input Mask.

e. Caption (tiêu đề/nhãn):

Qui định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên trường. Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên cột làm tiêu đề.
f. Defaut value (giá trị mặc nhiên):

Quy định giá trị mặc nhiên cho cột. Access sẽ tự động gán giá trị này vào khi thêm mẩu tin mới. Người sử dụng có thể gán một biểu thức cho thuộc tính này.
g. Validation rule (Quy tắc hợp lệ)

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập dữ liệu vào một cột. Khi dữ liệu vào không thỏa điều kiện cho trước, Access xuất hiện trên màn hình một thông báo chứa dòng văn bản quy định ở Validation text. Trong validation rule có các phép toán sau:

+ Phép toán so sánh: > , < , >=, <=, =, <>

+ Phép toán quan hệ: or; and; not

+ Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).

Có thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:

Dấu *: thay thế tất cả các ký tự.

Dấu #: thay thế các ký tự số.

Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?.

Chú ý:

Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì đặt giữa 2 dấu # . Ví dụ: #1/10/03#

Trong biểu thức điều kiện không được phép có hàm do người dùng tự định nghĩa.

h. Validation text (Thông báo lỗi):

Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thoả điều kiện của Validation Ruler, chuỗi trong validation text có độ dài tối đa 255 ký tự.
i. Required (Yêu cầu):

Có yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một trường hay có thể để trống.
j. AllowZeroLength:

Quy định trường có kiểu text hay Memo có thể có (yes) hoặc không có (no) chuỗi có độ dài Zero. Nếu trường là trường khoá thì thuộc tính này là No.

Chú ý:

Cần phân biệt trường có giá trị null (trống chưa có dữ liệu) và một trường chứa chuỗi có độ dài là zero (đó là chuỗi “”). Khi hiển thị ra màn hình cả hai có hình thức giống nhau.
k. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)

Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ mục trên một trường).

Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu.

+ Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và không cho phép các giá trị trùng nhau.

+ Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và cho phép các giá trị trùng nhau.

Chú ý: Trong một bảng tổng số trường (Field ) tối đa có thể tham gia vào index là 10.

5. XÁC ĐỊNH KHÓA CHÍNH:
a. Định nghĩa:

Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều trường kết hợp mà theo đó Access sẽ xác định một mẩu tin duy nhất trong bảng. Thông thường thì các bảng khi tạo ra nên có khóa chính để giúp chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng với nhau và để MS Access tự động kiểm tra dữ liệu khi người dùng nhập vào bảng là đúng đắn.

Ví dụ: Mã đơn vị xác định một đơn vị nhất định không trùng với đơn vị khác.

Khi một trường hoặc nhiều trường kết hợp được quy định là khóa chính. Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho chúng.

Khi mở một bảng Access sẽ mở theo thứ tự của khóa chính.

Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép trùng lắp.

b. Tạo khoá chính:

Mở bảng ở chế độ thiết kế (chọn bảng cần mở, nhấn vào nút Design )

Click vào thanh chọn tại vị trí tên trường để chọn một hoặc nhiều trường muốn làm khóa chính.

Click vào nút mang biểu tượng khóa chính trên thanh công cụ

Hoặc chọn Edit- Primary Key

Hoặc nhấn chuột phải, chọn Primary Key

Muốn chọn nhiều trường liên tiếp: Ấn giữ Shift và Click vào thanh chọn ở trường đấu tiên, sau đó click vào trường cuối cùng.

ØMuốn chọn nhiều trường rời rạc: Ấn giữ phím Ctrl và Click vào thanh chọn của các trường sẽ làm khóa chính. Lập lại thao tác click cho đến khi chọn xong. Muốn bỏ chọn một trường nào đó, click vào thanh chọn của trường đó một lần nữa.

Chú ý: trong 1 Table không bắt buộc phải có khóa chính

c. Hủy bỏ khóa chính:

Click trường chứa khóa chính.

Click lại vào nút mang biểu tượng khóa chính trên thanh công cụ

7. QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG:
a. Mục đích:

Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta mới chỉ có cấu trúc các bảng chứ chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu. Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu. Ví dụ trong hệ thống có một Table A dùng làm danh mục vật tư (gồm mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính) và một Table B khác dùng để ghi nhận phát sinh vật tư (gồm ngày, mã vật tư, số lượng,…). Nếu ta qui định trước mối quan hệ giữa hai bảng này thông qua mã vật tư, trong đó bắt buộc một mã vật tư ghi trong Table B phải được ghi trong Table A, sẽ tránh được việc nhập dữ liệu sai vì khi nhập phát sinh cho vật tư trong Table B, MS Access sẽ dò tìm ngay mã đó có trong Table A hay không, nếu không có, nó nhất định không cho cập nhật phát sinh của vật tư đó.
+Tạo quan hệ:

Để tạo mối quan hệ giữa bảng, chúng ta cần xác định bảng nào là “một”, và bảng nào là “nhiều” trong mối quan hệ 1-N. Giữa hai bảng quan hệ với nhau thông qua trường nào.

Trong trường hợp quan hệ giữa hai bảng là quan hệ 1-1, ta cần xác định được bảng nào tồn tại trước, bảng nào tồn tại sau (phụ thuộc vào bảng phát tồn tại trước).

Ä Cách thực hiện:

+ Quan hệ 1-N: Chọn khóa chính của bảng “một”, drag chuột kéo sang khóa ngoại của bảng “nhiều”.

+ Quan hệ 1-1: Chọn khóa chính của bảng “tồn tại trước”, drag chuột sang khóa chính của bảng “tồn tại sau”. Ví dụ: quan hệ giữa bảng DM HANG và bảng TON KHO DK là quan hệ 1-1, nhưng vì phải có danh mục hàng thì mới có tồn kho, nên ta gọi bảng DM HANG là bảng “tồn tại trước”, bảng TON KHO DK là bảng “tồn tại sau”.

Ví dụ: Quan hệ giữa bảng DM HANG với bảng CT PHIEU là quan hệ 1 –N, liên kết thông qua MAHANG. Do đó, để tạo liên kết giữa bảng DM HANG với bảng CT PHIEU, ta chọn trường MAHANG trong bảng DM HANG kéo (drag) qua trường MAHANG trong bảng CT PHIEU. Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ Edit Relationships như hình 2.12


Chọn mục: Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn.

Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹ sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của trường tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha). Ví dụ: muốn nhập một MAHANG cho bảng CT PHIEU thì MAHANG đó phải tồn tại trong bảng DM HANG.

Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một”. Ví dụ: trong bảng CT PHIEU có mẩu tin có MAHANG=”0004” thì ta không thể xóa được mẩu tin có MAHANG=”004” trong bảng DM HANG.

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi.

+ Chọn Cascade Update Related Field: cho phép bạn sửa giá trị khóa chính của mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ.

+ Chọn Cascade Delete Related Records: cho phép bạn xóa mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi, Access sẽ tự động xóa tất cả các mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ nếu như những mẩu tin đó có liên quan với mẩu tin vừa xóa.

Ghi chú:

Nếu cả hai trường tham gia liên kết đều là khóa chính, Access tự tạo ra quan hệ 1-1 (One to one): mỗi mẩu tin trong bảng này sẽ quan hệ với 1 và chỉ một mẩu tin trong bảng kia.

Nếu một bên là trường khóa chính, bên còn lại là khóa ngoại, Access sẽ tạo quan hệ 1-nhiều (One to many): Mỗi mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) có quyền quan hệ với nhiều mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con), ngược lại mỗi mẩu tin trong bảng “nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”.